Ketika Carl Neun memulai posisinya sebagai CFO Tektronix, Inc pada tahun 1993, dia menyadari bahwa perusahaan yang selama 50 tahun telah sukses menjadi penghasil peralatan elektronik berteknologi tinggi itu sedang menghadapi persaingan global yang semakin ketat . Diantara semua tantangan yang dihadapi Tektronix, pengaturan dan sistem informasi yang kurang terintegrasi dan terkoordinasi dengan baik serta kinerja bidang keuangan yang buruk menjadi tantangan paling utama yang harus diperbaiki demi mampu mempertahankan ritme persaingannya. Neun percaya bahwa kesuksesan perusahaan di masa depan akan bergantung pada kemampuannya untuk mempermudah dan merestrukturisasi sistem operasi perusahaan. Kunci untuk dapat melakukan hal ini adalah dengan mengimplementasikan teknologi informasi oleh karena itu Neun memilih Bob Vance, CIO Tektronix, Inc. yang sebelumnya pernah bekerja sama dengannya, kelak sebagai pendamping untuk menjalankan rencana besar ini.
1. Memperluas Visi
Carl Neun memutuskan bahwa berdasarkan semua informasi yang ada, jelas bahwa ia harus memperbaiki infrastruktur TI yang dimilik Tektronix dan bidang keuangan secara menyeluruh. Dalam mewujudkan misi tersebut, Carl Neun memiliki 3 visi:
• Pemisahan semua bisnis/ divisi (menggunakan istilah “Frankfurt is Orlando“), maksudnya agar dalam Tektronix, satu divisi tidak memiliki permintaan yang menjadi penggerak aktivitas di divisi lainnya, dan karenanya setiap divisi harus memiliki standarisasi• Sekalipun terpisah, namun setiap divisi harus dapat sebanding satu sama lainnya dalam menyediakan status keuangan yang sifatnya global dan up-to-date (menggunakan isitlah “Apples to Apples“), artinya Tektronix harus mengimplementasikan sistem keuangan tunggal di seluruh cabang di dunia
• Meminimasi perubahan paket perangkat lunak yang ada (menggunakan istilah “Plain Vanilla“), maksudnya dalam kasus proses bisnis Tektronix tidak cocok dengan fungsi perangkat lunak, maka respon dasar adalah mengubah proses bisnis. Perubahan pada perangkat lunak hanya diijinkan jika paket tidak dapat mengeksekusi proses penting (berkaitan dengan kunci kesuksesan perusahaan) seperti yang diharapkan
Ketiga visi tersebut dituangkan dalam rencana untuk mengimplementasikan ERP ke dalam sistem perusahaan secara menyeluruh.
2. Perencanaan untuk Enterprise Resource Planning (ERP)
Perencanaan implementasi dimulai dengan pemilihan perangkat lunak, dalam hal ini Tektronix tidak pernah mempertanyakan akan memilih perangkat lunak paketan atau membangun sistem sendiri, sebab Neun berprinsip bahwa membeli paketan adalah sebuah keuntungan mengingat Tektronix tidak berada dalam bisnis membangun perangkat lunak, yang justru menjadi pertanyaan adalah siapa vendor yang akan dipilih. Perlu diketahui bahwa Tektronix telah memiliki paket perangkat lunak untuk manufaktur, namun Steer Rees, direktur TI menginformasikan bahwa basis data paketan tersebut tidak dapat memenuhi semua permintaan untuk melakukan perubahan di atas. Bob Vance, memutuskan untuk tetap mempertahankan sistem manufaktur yang telah ada tersebut. Daripada Tektronix menghabiskan waktu memilih dan membandingkan fitur dan biaya serta kekurangan yang dimiliki tiap vendor ERP di pasaran, Carl Neun dan Bob Vance dengan cepat membuat keputusan untuk memilih Oracle sebagai vendor, mengingat keduanya sebelumnya telah memiliki pengalaman dengan solusi ERP yang ditawarkan ERP. Mereka hanya membuat sebuah tim kecil yang selama sekitar satu bulan mengevaluasi ERP Oracle untuk memastikan bahwa Oracle mampu melakukan semua yang dibutuhkan Tektronix.
Langkah awal yang dilakukan Neun selanjutnya adalah membangun sebuah komite yang bekerja untuk membuat sebuah pemodelan bisnis secara global sekaligus membuat sebuah petunjuk tentang perubahan praktek bisnis dan prinsip panduannya. Dalam pelaksanan proyek besar ini Neun mendapat dukungan penuh dari tiap pemimpin divisi bisnis Tektronix, bahkan Neun diberikan otoritas penuh dalam pengimplementasian proyek ERP dan akselerasinya disemua cabang Tektronix. Proses implementasi disadari sebagai sebuah program perubahan tunggal yang terdiri atas beberapa gelombang. Setiap gelombang mewakili kumpulan fungsionalitas yang spesifik untuk setiap divisi dan wilayah geografis. Sekalipun setiap gelombang dilakukan secara independen, namun tim manajemen mengawasi semua ketergantungan dalam tiap gelombang yang ada untuk memastikan keseluruhan program berjalan sesuai rencana. 1 hal yang menjadi prinsip Carl Neun bahwa , jadwal lebih penting dibandingkan biaya dalam pelaksanaan program ini. Dia lebih bersedia untuk menyediakan tambahan sumber daya untuk menjamin program berjalan pada alur yang ada.
Implementasi ERP di Tektronix berjalan dalam 5 tahap subproyek. Tahap pertama adalah implementasi sistem manajemen keuangan (Financials) dipimpin Garry Allen, direktur IT bagian keuangan. Tahap kedua hingga keempat adalah implementasi OMAR (Organizational Management/Accounts Receivable) di ketiga divisi Tektronix dipimpin oleh setiap direktur IT di masing-masing divisi. Tahap terakhir adalah implementasi secara global dipimpin Gordon. Financials akan diimplementasikan sejalan dengan implementasi OMAR di CPID. Proses implementasi pertama kali di lakukan di Amerika , dengan tujuan agar tim proyek dapat memperoleh dasar fungsionalitas sistem dalam sebuah negara sebelum akhirnya berlaku secara internasional dengan kompleksitasnya.
